HubSpot-Beratung und -Integration für den Mittelstand
Auswahl, Einführung in Vertrieb und Service, Anbindung von Website, Konfigurator und KI
Einordnung
Maintanio begleitet mittelständische Unternehmen bei der Einführung von HubSpot als CRM: von der Auswahl über die Einrichtung und das Onboarding der Teams bis zur Anbindung von Website, Konfigurator und KI über die API. Danach betreuen wir den laufenden Betrieb, mit Berichten, Eigenschaften, Automatisierungen und den Fragen, die aus dem Alltag kommen.
Woran merkt ein Unternehmen, dass ihm ein CRM fehlt?
- SammelpostfächerAnfragen kommen an sales@, service@ oder info@ und werden von Hand weitergeleitet. Ob sie danach bearbeitet sind, sieht man dem Postfach nicht an.
- Nachfassen nach GefühlOb ein Angebot nachverfolgt wird, hängt an der Disziplin Einzelner, und offene Angebote sind für die Führung nicht auf einen Blick zu sehen.
- Wissen in Köpfen und ListenKundendaten liegen in Outlook, Excel und im ERP. Wer im Urlaub ist, nimmt seinen Stand mit.
- Ein CRM, das niemand benutztEs gibt schon eines, aber gepflegt wird es nicht, weil es umständlich ist oder niemand festgelegt hat, wer was einträgt.
Was übernimmt Maintanio bei einer HubSpot-Einführung?
- AuswahlAnforderungen festlegen, Plattform testen, Pakete und Lizenzen so wählen, dass das Unternehmen klein anfangen und später ausbauen kann.
- EinrichtungKontakte, Unternehmen, Deals, Eigenschaften, Pipelines und Playbooks, dazu der Import der Bestandsdaten.
- OnboardingSpielregeln mit dem Team festlegen, Warm-up und Pilotbetrieb, Einzelonboardings, Einrichtung des Outlook-Add-ins und Begleitung zum Stichtag.
- IntegrationAnbindung von Website, Konfigurator und KI-Agenten über die HubSpot-API, damit Anfragen ohne Abtippen zu Vorgängen werden.
- BetriebBerichte und Dashboards, Automatisierungen, Benutzer und Rechte, Lizenzen, und die Fragen, die aus dem Alltag zurückkommen.
Wie läuft eine HubSpot-Einführung ab?
- 1
Abläufe und Anforderungen klären
Wo Anfragen eingehen, wer sie bearbeitet und was die Führung sehen will. Daraus ergeben sich Objekte, Eigenschaften und Pipelines.
- 2
Grundaufbau
HubSpot einrichten, Bestandsdaten importieren, Pipeline und Playbooks für die erste Abteilung, meist den Vertrieb.
- 3
Onboarding mit Stichtag
Warm-up, Pilotbetrieb, Einzeltermine. Ab einem festen Tag arbeitet die Abteilung im CRM statt im alten Postfach.
- 4
Anbindung und KI
Website-Formulare, Konfigurator und KI-Agenten schreiben über die API direkt ins CRM.
- 5
Weitere Abteilungen
Service oder Marketing folgen mit eigenem Warm-up und Stichtag, wenn die erste Abteilung sicher arbeitet.
Neben dem Werkzeug ist die eigentliche Frage, wie viel Veränderung eine Abteilung auf einmal verträgt.
Warum ist die API für den Mittelstand so wichtig?
Weil ein CRM erst dann Arbeit abnimmt, wenn Anfragen von selbst darin landen. Über die offene Schnittstelle von HubSpot lassen sich alle Objekte lesen und schreiben. Daraus entstehen Abläufe wie diese:
- KonfiguratorEine Anfrage aus dem Web-Konfigurator wird zum Deal, mit allen technischen Angaben.
- KI-VerteilungEine KI erkennt Anliegen und Land einer eingehenden Anfrage und weist sie der zuständigen Region und Person zu.
- Agent im PostfachEin KI-Agent fragt fehlende Angaben wie die Seriennummer selbst nach, bevor ein Mensch den Vorgang übernimmt.
Wie solche Agenten arbeiten, beschreibt die Seite KI-Agenten für den Mittelstand, den Konfigurator die Seite Produktkonfigurator für Maschinen- und Anlagenbauer.
Referenz: Mehrer Compression
Bei Mehrer Compression hat Maintanio HubSpot von der Auswahl bis zum Service begleitet: zuerst im Vertrieb, dann im Service mit festem Stichtag, verbunden mit dem Web-Konfigurator, einem Customer Agent auf der Website und einem KI-Agenten im Service-Postfach. Die automatische Verteilung nach Land und Key Account traf in den ersten zwei Wochen nach dem Stichtag in rund 95 Prozent der Fälle die richtige Person.
Den ganzen Verlauf beschreibt der Projektbericht HubSpot-Einführung im Mittelstand: Vertrieb und Service.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine HubSpot-Einführung im Mittelstand?
Zügig umgesetzt drei bis sechs Monate, mit mehreren Abteilungen, Konfigurator und KI bis zu einem Jahr. Den Ausschlag gibt selten das Werkzeug, sondern wie viel Anpassung eine Abteilung in welcher Zeit verträgt.
Lässt sich HubSpot mit Website, Konfigurator und KI verbinden?
Ja, über die offene API. Bei Mehrer Compression wird eine Anfrage aus dem Web-Konfigurator automatisch zum Deal, und eine KI verteilt eingehende Anfragen nach Anliegen, Land und Key Account an die zuständige Person.
Stichtag oder Parallelbetrieb mit dem alten Postfach?
Nach unserer Erfahrung ein Stichtag mit Pilotphase davor. Solange beide Wege offen sind, bearbeiten zwei Mitarbeitende denselben Vorgang, ohne voneinander zu wissen.
Kann Maintanio auch eine bestehende HubSpot-Installation übernehmen?
Ja. Ist HubSpot schon im Einsatz, wird aber nur zum Teil genutzt, beginnen wir mit einer Bestandsaufnahme: welche Eigenschaften gepflegt werden, welche Pipelines und Berichte es gibt und wo Arbeit noch neben dem System läuft.
Ist die Beratung zur HubSpot-Einführung förderfähig?
Die Beratung zu Prozessen und Digitalisierung vor der Einführung kann über das BAFA gefördert werden, je nach Standort mit 50 oder 80 Prozent. Gefördert wird die Beratung, nicht die Lizenz und nicht die Umsetzung.
Maintanio als Anbieter
Die Maintanio GmbH berät mittelständische Unternehmen zu KI und Digitalisierung und entwickelt die Software, die daraus folgt, mit Schwerpunkt Maschinen- und Anlagenbau und Büros in Hamburg und Balingen. Vor einer Einführung steht oft die Frage, welche Abläufe das CRM überhaupt tragen soll. Genau dort setzt die Beratung zu Prozessen und Digitalisierung an.
Nächster Schritt
- Abläufe, Postfächer und vorhandene Systeme aufnehmen
- Einführung in Etappen planen, je Abteilung mit Stichtag
- Website, Konfigurator und KI über die API anbinden
Für mittelständische Unternehmen, die HubSpot einführen oder ein vorhandenes HubSpot endlich nutzen wollen.