Business Intelligence für den Mittelstand
ERP-Daten automatisch aufbereitet: Berichte zu Umsatz, Auftragseingang, Obligo und Lager
Einordnung
Maintanio baut Business-Intelligence-Lösungen für mittelständische Unternehmen in Deutschland und der DACH-Region. Die Daten aus ERP und weiteren Systemen laufen automatisch in ein Data Warehouse; daraus entstehen Berichte zu Umsatz, Auftragseingang, Obligo, Lieferperformance und Lager, nach festem Zeitplan, mit Datenstand und ohne Handarbeit.
Was ist Business Intelligence?
Business Intelligence bezeichnet das Sammeln, Aufbereiten und Auswerten von Unternehmensdaten für Entscheidungen. Technisch heißt das: Daten aus den Quellsystemen extrahieren, umwandeln und in ein Data Warehouse laden (ETL), dort auswerten und die Ergebnisse als Berichte oder Ansichten bereitstellen.
Warum fehlen im Mittelstand oft verlässliche Kennzahlen?
- Die Daten stecken im ERPSie sind vorhanden, aber für Auswertungen über Bereiche und Zeiträume schwer zugänglich.
- Berichte entstehen von HandJemand zieht Zahlen in Excel zusammen oder startet Abfragen in einem Werkzeug. Das kostet Zeit und hängt an Personen und fremden Diensten.
- Die Vergangenheit fehltManche ERP-Systeme überschreiben Werte wie Liefertermine oder offene Positionen. Wie sich ein Auftragsbestand entwickelt hat, lässt sich dann nicht mehr nachvollziehen.
Was baut Maintanio?
- DatenstreckeDie Rohdaten aus ERP, Betriebsdatenerfassung und weiteren Systemen werden mehrmals täglich in ein Data Warehouse übertragen.
- Versionierte AbfragenJeder Bericht besteht aus SQL-Abfragen, die nachvollziehbar abgelegt sind statt in einem Werkzeug oder auf einem Rechner.
- Automatische BerichteEin Dienst erstellt die Berichte nach Zeitplan als Excel-Datei und als Ansicht im Portal und kündigt sie den Empfängern per Mail an.
- Eigene HistorieWo das ERP Werte überschreibt, hält die Lösung regelmäßige Momentaufnahmen fest, sodass Entwicklungen über die Zeit sichtbar werden.
Welche Berichte braucht ein mittelständisches Unternehmen?
Typisch sind:
- Planerfüllung mit Umsatz und Auftragseingang je Geschäftsbereich
- Obligo, offener Auftragsbestand und Rückstände
- Lieferperformance je Woche und Monat
- Durchlaufzeiten von Aufträgen
- Lagerwerte im Abgleich mit der Bilanz
- Konten und Liquidität
- Personal-, Urlaubs- und Zeitkonten
Wie kommen die Zahlen vom ERP zum Empfänger?
- Die Rohdaten werden aus den Quellsystemen ins Data Warehouse übertragen.
- Ein geplanter Lauf rechnet jeden Bericht aus seinen Abfragen.
- Das Ergebnis wird als Excel-Datei und als Ansicht gespeichert.
- Die Empfänger bekommen eine Mail mit dem Link zum Bericht.
Wochentage, Empfänger und welche Berichte laufen, werden in der Oberfläche eingestellt, nicht im Code.
Wie verlässlich sind automatische Berichte?
So verlässlich, wie sie mit Fehlern umgehen. Drei Regeln gelten bei Maintanio:
- Jeder Bericht trägt seinen DatenstandNeben dem Erstellungszeitpunkt steht, auf welchem Stand der ERP-Daten er beruht.
- Kein Bericht mit LückeSchlägt ein Teil fehl, bekommen die Empfänger keine unvollständige Fassung; gemeldet wird der Fehler an Maintanio.
- Verpasste Läufe werden nachgeholtFällt ein geplanter Zeitpunkt aus, läuft der Bericht beim nächsten Takt nach; ein Fehlschlag bekommt einen zweiten Versuch.
Lieber kein Bericht als ein falscher, der wie ein richtiger aussieht.
Referenz: Mehrer Compression
Bei Mehrer Compression, einem Hersteller ölfreier Kolben- und Membrankompressoren, betreibt Maintanio eine solche Lösung im Produktivbetrieb. Die Daten aus dem ERP werden werktags dreimal in Google BigQuery übertragen. Acht Berichte, von der Planerfüllung über Obligo und Lagerwerte bis zu den Personaldaten, entstehen automatisch nach Zeitplan und stehen den Führungskräften im Kundenportal zur Verfügung. Die Berichte liefen vorher über ein externes Abfragewerkzeug; dessen Abfragen wurden übernommen, sodass die gewohnten Zahlen erhalten blieben.
Was bringt eine automatisierte BI?
- Zeitkein Zusammenziehen von Zahlen von Hand, Berichte liegen pünktlich vor
- Verlässlichkeitdieselben Abfragen, derselbe Rechenweg, ein sichtbarer Datenstand
- UnabhängigkeitBerichte hängen nicht an einer Person oder einem fremden Werkzeug
- Rückblickeigene Historie für Werte, die das ERP überschreibt
Häufige Fragen
Braucht ein Mittelständler ein Data Warehouse für BI?
Sobald Berichte regelmäßig aus dem ERP und weiteren Quellen entstehen sollen, ja: Ein Data Warehouse trennt die Auswertung vom laufenden ERP, hält Daten aus mehreren Systemen zusammen und erlaubt eine eigene Historie. Es muss nicht groß sein; ein Cloud-Dienst wie Google BigQuery wird nach Nutzung abgerechnet.
Lassen sich vorhandene Excel- und SQL-Auswertungen übernehmen?
Ja, und meist ist das der beste Anfang. Bestehende Abfragen zeigen, welche Zahlen die Geschäftsführung wirklich braucht. Sie werden gegen das Data Warehouse umgeschrieben, versioniert abgelegt und laufen danach automatisch.
Wie aktuell sind die Daten?
So aktuell, wie die Datenstrecke läuft. Bei Mehrer Compression werden die ERP-Daten werktags dreimal übertragen, und jeder Bericht zeigt den Datenstand, auf dem er beruht.
Mit welchen Werkzeugen arbeitet Maintanio?
Für die Datenstrecke mit Python und Docker, als Data Warehouse mit Google BigQuery, für Auswertungen mit SQL und Werkzeugen wie Metabase. Ausgegeben werden Berichte als Excel, als Ansicht in einem Kundenportal oder per Mail, je nachdem, wo die Empfänger arbeiten.
Was kostet eine BI-Lösung?
Das hängt von der Zahl der Quellen, der Berichte und der Empfänger ab. Eine belastbare Zahl entsteht, nachdem Quellen und benötigte Kennzahlen geklärt sind. Das Erstgespräch dazu ist unverbindlich.
Maintanio als Anbieter
Die Maintanio GmbH entwickelt KI- und Softwarelösungen für den Mittelstand, mit Schwerpunkt Maschinen- und Anlagenbau und Büros in Hamburg und Balingen. Business Intelligence ist dabei oft der erste Schritt: Wer seine Daten verlässlich im Data Warehouse hat, kann darauf weitere Anwendungen aufbauen, etwa die Prognosen der Service-Intelligence-Plattform für Maschinen- und Anlagenbauer. Welche Kennzahlen ein Unternehmen wirklich braucht, lässt sich in einer Beratung zu Prozessen und Digitalisierung klären.
Nächster Schritt
- Quellen und benötigte Kennzahlen klären
- Datenstrecke aufbauen und vorhandene Auswertungen übernehmen
- Zeitplan und Empfänger festlegen
Für mittelständische Unternehmen, deren Kennzahlen heute von Hand entstehen.